Vos documents chantiers financiers & administratifs générés en un clic
Avec Word et Excel, les MOE rentrent les mêmes informations plusieurs fois dans des documents différents et mettent à jour des tableaux de suivi. Les MOA font la même chose de leur côté.
Avec DOCUBAT, MOE ou MOA rentre l'information une seule fois. Tous les documents sont ensuite générés en un clic et selon leurs modèles. MOE et MOA ont accès aux mêmes tableaux de suivi en temps réel.
Conséquence :
Économies de temps et moins d'erreurs
Qualité et service supplémentaire
pour le maître d'ouvrage
Le MOA bénéficie d'un suivi financier et administratif sans erreur et a accès à des tableaux de bord très utiles pour le suivi de son activité (TS, TMA, etc.).
Un soulagement et du ludique
pour les conducteurs de travaux
Les conducteurs de travaux gagnent entre 5h et 10h par mois sur des tâches répétitives de suivi financier et peuvent ainsi se concentrer sur l'essentiel : le chantier.
Économies (de temps)
sur le suivi des dossiers administratifs
Votre équipe passera 50% moins de temps sur le suivi des dossiers administratifs. DOCUBAT automatise les tâches répétitives et rend le travail plus ludique.
Nos clients et leurs clients
Perte de temps et source d'erreurs
Rentrer les mêmes infos plusieurs fois dans différents documents
Les MOE et MOA doivent entrer le nom, l'adresse et le mail de chaque entreprise un grand nombre de fois : certificats de paiement, avenants, acte d'engagement, ordre de service, CCAP, tableaux de suivi financiers et administratifs, emails de relance, etc.
Solution DOCUBAT
Une base de données pour
profiter des infos rentrées par d'autres ou les rentrer une seule fois
Les informations rentrées sont réutilisées autant que possible grâce à notre base de données. Par exemple, nous avons déjà sûrement les données de vos entreprises (adresse, ...) par d'autres MOE / MOA. L'adresse d'une entreprise est automatiquement reprise sur tous les chantiers pour tous les MOE et MOA et donc dans tous vos documents générés par DOCUBAT.
Perte de temps et source d'erreurs
S'adapter aux différents modèles de documents
Les MOE et certains MOA ont leurs modèles de Certificat de Paiement, Acte d'Engagement, CCAP ou Ordre de Service. S'adapter aux modèles leur fait perdre du temps et est source d'erreurs.
Solution DOCUBAT
Une interface unique pour tous vos modèles de documents
Il faut simplement rentrer les infos dans une interface unique et nous générons les documents selon le modèle choisi en un clic. Les infos nécessaires à certains modèles de documents (SIRET, assurances, etc.) sont souvent déjà dans notre base de données et en tout cas, ne sont demandées que lorsqu'elles sont nécessaires.
Module
Certificats de Paiement
Perte de temps et source d'erreurs
Faire le suivi des devis, avenants et coûts totaux des modifications
Les MOE mettent à jour un tableau de suivi des devis et avenants sur Excel avec un détail sur la phase (en attente, validé, signé, etc.). Le MOA compte sur ce tableau pour comprendre l'impact des TMA ou le total des travaux modificatifs et ajuster sa marge.
Solution DOCUBAT
Un tableau de suivi des devis et avenants
automatique et partagé avec le MOA
DOCUBAT offre un tableau de suivi des devis et avenants qui se met automatiquement à jour suivant les actions des différents intervenants sur la plateforme (soumission d'un devis, validation, signature, etc.). Le MOA a un accès au tableau et peut comprendre directement l'impact des TMA et le total des travaux modificatifs en temps réel.
Perte de temps et source d'erreurs
Faire le calcul du compte interentreprise et du versement prorata
Les MOE de promoteurs font le suivi du compte interentreprise. Pour cela, ils tiennent compte des montants des prestations qu'ils allouent aux entreprises bénéficiaires afin de calculer la somme net à retenir ou à verser dans les certificats de paiement.
Solution DOCUBAT
Calcul instantané du CIE ou versement compte prorata et
tableau de suivi du CIE automatique et partagé avec le MOA
Les MOE créent des fiches CIE en quelques clics. DOCUBAT offre ensuite un tableau de suivi du CIE automatique, calcule le montant à retenir ou à verser et l'intègre automatiquement dans les certificats de paiement sans faute et sans retard. DOCUBAT calcule également le montant du compte prorata à verser et génère les VHMs en un clic.
Perte de temps et source d'erreurs
Regrouper toutes les infos dans les certificats de paiement
Solde du compte interentreprise, sous-traitants (seulement ceux validés et en paiement direct), autoliquidation ou non, avenants (seulement ceux validés), somme avancements sur TS, caution bancaire, report précédent cumul, date et numéro de situation, données projet / enterprise / MOA, etc.
Solution DOCUBAT
Une base de données et des algorithmes
pour rentrer seulement les infos strictement nécessaires
Il suffit de rentrer les avancements. À partir des infos rentrées par ailleurs dans la base de données (CIE, SSTT, autoliquidation, avenants, CB, données projet / ETS / MOA), nous générons ensuite le certificat de paiement selon le modèle choisi.
Perte de temps et source d'erreurs
Des erreurs dans les certificats de paiement :
conséquences importantes et stress pour MOE et MOA
Par exemple : Erreurs de formule, oublis et erreurs de saisie (avancements, report du précédent cumul, sous-traitant, etc.). Conséquences : Pour le MOE, risques juridiques et mécontentement du MOA, et pour le MOA, impact négatif sur la trésorerie et la marge.
Solution DOCUBAT
Des algorithmes pour des certificats de paiement irréprochables
DOCUBAT vérifie la cohérence des modèles de certificat de paiement en amont et nos algorithmes sont calibrés pour générer des certificats de paiement sans faute. Nous mettons aussi des contrôles en place qui permettent de limiter les erreurs de saisie.
Module
Dossiers Administratifs Entreprises et Sous-Traitants
Perte de temps et source d'erreurs
Écrire des emails pour expliquer les problèmes dans les pièces administratives et faire des relances
Le MOE ou MOA doit envoyer des emails pour faire des retours. Les emails sont longs à écrire car il faut dire ce qu'il faut changer pour chaque pièce problématique.
Solution DOCUBAT
La plateforme envoit des emails de retour et de relance en un clic
Le MOE ou MOA valide ou non la pièce sur la plateforme en un clic, écrit un commentaire dans le champ correspondant à la pièce pour décrire le problème le cas échéant et envoit l'email de relance à l'entreprise en un clic. Un clic suffit également pour les relances.
Perte de temps et source d'erreurs
Les dossiers incomplets sont fréquents
Les dossiers des entreprises sont souvent incomplets, ce qui engendre des allers-retours par emails pénibles et chronophages.
Solution DOCUBAT
L'entreprise reçoit un lien pour déposer ses pièces et
la plateforme empêche un dépôt incomplet des pièces
L'entreprise ouvre un lien et est guidé dans le dépôt des pièces. La plateforme empêche l'envoi de dossiers incomplets, ce qui évite un grand nombre d'allers-retours.
Perte de temps et source d'erreurs
Faire le suivi des documents administratifs
Les MOE mettent à jour le tableau de suivi des pièces administratives sur Excel avec le stade (en attente, retour, validé, validé et signé MOA) et un commentaire. Sur un chantier, cela représente typiquement des centaines de documents.
Solution DOCUBAT
Un tableau de suivi automatique des pièces administratives
Le MOE et le MOA valident les pièces administratives et font des retours et commentaires sur la plateforme. Le tableau de suivi se met automatiquement à jour.
Témoignages
Trophée Or
Union Nationale des Économistes de la Construction (UNTEC)
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