Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 5 septembre 2026

Nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles. Cette politique explique qui traite vos données, lesquelles, pourquoi, avec qui elles sont partagées, combien de temps elles sont conservées et quels sont vos droits. Elle s'applique au site docubat.fr, à l'application DOCUBAT (docubat.co) et à nos échanges commerciaux.

1. Responsable du traitement et représentant

Le responsable du traitement est NUMEROBIS AG, société de droit suisse, c/o Adrien Clinard, Altweg 18, 8047 Zurich, Suisse, éditeur de DOCUBAT. Contact pour toute question relative à vos données : rgpd@docubat.fr. Contact général : contact@docubat.fr, téléphone +33 4 12 29 02 84.

Représentant dans l'Union européenne (article 27 du RGPD) : Jean-Pierre MARTIN, 68 rue de Babylone, 75007 Paris, France, joignable à rgpd@docubat.fr. Les personnes concernées et les autorités de contrôle peuvent s'adresser à lui, en complément de NUMEROBIS AG, pour toute question relative au traitement de données.

Deux situations sont à distinguer. Lorsque nos clients (maîtres d'œuvre, maîtres d'ouvrage) utilisent l'application pour gérer leurs opérations, NUMEROBIS traite les données de leurs chantiers, de leurs interlocuteurs et des entreprises pour leur compte, en qualité de sous-traitant, dans le cadre du contrat conclu avec eux. La présente politique couvre les traitements dont NUMEROBIS est responsable : le site, les demandes de contact et de démonstration, les comptes utilisateurs, les témoignages et avis, le parrainage et la facturation.

2. Données que nous collectons

Selon votre relation avec nous, nous collectons :

• Site et prise de contact : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, fonction, entreprise, pays ou région, et toute information que vous transmettez volontairement (formulaires, prise de rendez-vous de démonstration, inscription à un événement). Certaines informations peuvent être pré-remplies depuis un profil professionnel (par exemple LinkedIn) si vous utilisez un formulaire lié à cette plateforme.
• Comptes de l'application : identifiants de connexion, nom, prénom, e-mail, téléphone, fonction, entreprise, ainsi que les données techniques nécessaires à la sécurité du service.
• Témoignages et avis : trois notes détaillées (privées) et une note globale (publiée avec le témoignage), réponses cochées, réponses libres, textes rédigés puis validés par vous, nom affiché sous la forme choisie, fonction, photo (téléversée ou reprise de LinkedIn avec votre accord), nom, logo et site de votre entreprise (avec l'accord de l'entreprise), chiffres d'usage (nombre de chantiers, de certificats de paiement, montant de travaux suivis) si vous choisissez de les afficher, dates de consentement et d'attestation.
• Données reçues de LinkedIn : si vous utilisez « Se connecter avec LinkedIn » dans le parcours de témoignage, LinkedIn nous transmet votre identifiant, votre nom et votre photo de profil. Seule la photo est conservée, et uniquement après votre confirmation ; les autres données ne sont pas enregistrées.
• Parrainage : nom, adresse e-mail et message concernant la personne que vous nous recommandez.
• Facturation : coordonnées de facturation et historique des factures de votre entreprise.

3. Finalités et bases légales

• Répondre à vos demandes, organiser les démonstrations et les événements : mesures précontractuelles prises à votre demande et intérêt légitime.
• Vous adresser des informations commerciales : votre consentement (case à cocher) ou, pour les contacts professionnels, notre intérêt légitime, avec possibilité de vous opposer à tout moment via le lien de désinscription de nos e-mails.
• Fournir l'application et sécuriser les comptes : exécution du contrat conclu avec votre entreprise et intérêt légitime (sécurité, prévention des abus).
• Recueillir et publier des témoignages : votre consentement explicite, donné par une case dédiée, versionné et révocable à tout moment (voir la section 4).
• Rédiger un brouillon de témoignage à partir de vos réponses : exécution de votre demande, déclenchée par vous dans l'application.
• Parrainage : intérêt légitime, à savoir la mise en relation professionnelle demandée par l'un de nos utilisateurs (voir la section 5).
• Améliorer le site et mesurer son audience : votre consentement pour les traceurs soumis au bandeau, intérêt légitime pour les mesures sans traceur (voir la section 9).
• Facturation et comptabilité : obligations légales.

4. Témoignages et avis

Dans l'application, après une action aboutie (certificat de paiement établi ou signé, situation déposée), nous pouvons vous proposer de donner votre avis. Vous pouvez refuser, une fois ou définitivement. Les trois notes détaillées restent privées et nous servent à améliorer le service. Seule la note globale est publiée, avec votre témoignage et votre consentement.

Si vous le souhaitez, un brouillon de témoignage est rédigé automatiquement à partir de vos réponses par un service d'intelligence artificielle (Anthropic, voir la section 6), à partir de vos cases cochées, de votre phrase libre, de votre fonction, du nom de votre entreprise et des chiffres d'usage réels ; ni votre nom ni votre adresse e-mail ne lui sont transmis. Vous relisez, modifiez et validez ce texte ; rien n'est publié sans cette validation.

La publication d'un témoignage repose sur votre consentement explicite, recueilli par une case dédiée dont le texte vous est présenté au moment de la transmission. Seuls les éléments que vous avez cochés apparaissent : nom affiché sous la forme choisie (« Prénom N. », nom complet ou anonyme), fonction, photo, lien vers votre profil LinkedIn si vous l'avez autorisé, et, avec l'accord de l'entreprise, nom, logo, lien vers le site et chiffres d'usage de votre entreprise. Supports : les sites docubat.fr et docubat.co, nos plaquettes commerciales et la page LinkedIn DOCUBAT. Durée : jusqu'au retrait de votre consentement. Les témoignages sont relus manuellement avant publication, qui intervient sous dix jours ouvrés.

Vous pouvez demander la modification ou le retrait de votre témoignage à tout moment, depuis votre page personnelle dans l'application ou en écrivant à info@docubat.fr. La dépublication intervient sous trois jours ouvrés ; les supports déjà imprimés ne sont plus diffusés.

Les avis sur Google ou Trustpilot sont facultatifs et déposés par vous, depuis votre propre compte sur ces plateformes. DOCUBAT n'y a pas accès, ne les modère pas et ne les reprend pas sur ses sites ; vous pouvez les modifier ou les supprimer depuis votre compte. Les mêmes liens sont proposés à tous, quelle que soit la note donnée.

Photo de profil LinkedIn : vous pouvez soit utiliser « Se connecter avec LinkedIn » (protocole OpenID Connect), auquel cas seule votre photo est conservée après votre confirmation, soit nous autoriser à la reprendre manuellement depuis le lien que vous nous communiquez. Dans les deux cas, la photo n'est publiée que si vous l'avez coché.

5. Parrainage

Lorsqu'un utilisateur nous recommande un confrère, nous enregistrons le nom, l'adresse e-mail et le message transmis dans notre outil de gestion des contacts et adressons à la personne recommandée un message qui indique qui nous l'a recommandée. Elle peut, dès ce premier message, s'opposer à tout nouveau contact et demander la suppression de ses données ; à défaut, elles sont conservées selon la durée applicable aux contacts commerciaux (section 8).

6. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont traitées par nos équipes et par les prestataires suivants, qui agissent sur nos instructions et sont liés par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD :

• Amazon Web Services : hébergement de l'application et des fichiers (région Paris, eu-west-3).
• Vercel : hébergement du site docubat.fr.
• Anthropic : rédaction assistée des témoignages (réponses cochées, phrase libre, fonction, nom de l'entreprise, chiffres d'usage ; jamais votre nom ni votre e-mail).
• Mailjet : envoi de nos e-mails.
• HubSpot : gestion des contacts commerciaux et prise de rendez-vous.
• LinkedIn : connexion et photo de profil, uniquement à votre initiative.
• Google : mesure d'audience et de conversion sur le site, uniquement avec votre consentement (section 9).
• Bexio : facturation et comptabilité.

Nous pouvons également communiquer des données aux autorités lorsque la loi l'exige. Nous ne vendons jamais vos données.

7. Transferts hors de l'Union européenne

NUMEROBIS AG est établie en Suisse, pays reconnu par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat. Certains prestataires (Anthropic, Vercel, Google, HubSpot selon la région choisie) peuvent traiter des données aux États-Unis : ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, lorsque le prestataire y est certifié, par le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework). Une copie de ces garanties peut être obtenue sur demande.

8. Durées de conservation

• Prospects et contacts commerciaux, y compris les personnes recommandées par parrainage : trois ans après le dernier échange.
• Comptes de l'application : pendant la durée du contrat conclu avec votre entreprise, puis archivage limité aux obligations légales et aux délais de prescription (cinq ans).
• Témoignages publiés : jusqu'au retrait de votre consentement, puis suppression ou anonymisation. En cas de retrait : dépublication sous trois jours ouvrés et conservation de la preuve du consentement pendant cinq ans. Les brouillons non transmis ne sont ni publiés ni exploités et sont supprimés sur simple demande.
• Données reçues de LinkedIn : la photo suit la durée du témoignage ; les autres données ne sont pas conservées.
• Factures et pièces comptables : dix ans.

9. Cookies et traceurs

Le site docubat.fr mesure son audience sans cookie (Vercel Analytics). Avec votre consentement, donné via le bandeau et modifiable à tout moment, une balise Google est chargée pour la mesure de conversion de nos campagnes. Sans consentement, aucune balise publicitaire n'est chargée. L'application docubat.co utilise uniquement les cookies et le stockage local strictement nécessaires à son fonctionnement (session, préférences d'affichage).

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges (TLS), hébergement dans des centres de données certifiés, contrôle des accès et journalisation, sauvegardes régulières, cloisonnement des données entre clients. Les fichiers déposés dans l'application ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées sur l'opération concernée.

11. Vos droits

Conformément au RGPD, à la loi suisse sur la protection des données et à la loi française Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

• Accéder à vos données et en obtenir une copie
• Les faire rectifier ou compléter
• En demander l’effacement
• Demander la limitation du traitement
• Vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, dont la prospection
• Recevoir vos données dans un format structuré (portabilité)
• Retirer votre consentement à tout moment, sans effet sur la licéité du traitement antérieur
• Définir des directives sur le sort de vos données après votre décès

Pour exercer ces droits, écrivez à rgpd@docubat.fr (ou, pour un témoignage, à info@docubat.fr). Nous répondons sous un mois ; un justificatif d'identité peut vous être demandé en cas de doute raisonnable. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr) ou, en Suisse, du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (www.edoeb.admin.ch).

12. Modifications de la politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politique périodiquement. La version la plus récente est toujours disponible sur cette page, avec sa date de mise à jour. En cas de changement substantiel, les utilisateurs de l'application en sont informés.

13. Contact

Pour toute question ou demande concernant vos données personnelles : rgpd@docubat.fr. Pour toute autre demande : contact@docubat.fr.