FAQ DOCUBAT

DOCUBAT est une plateforme SaaS française qui automatise la gestion administrative et financière des chantiers de construction. Selon les modules activés, elle prend en charge les dossiers administratifs, les certificats de paiement, les avenants, les comptes rendus de réunion de chantier ou encore le traitement des factures électroniques de travaux. L’objectif est de remplacer les ressaisies et les tableurs manuels par un suivi centralisé et toujours à jour. La plateforme est éditée par Numerobis SA.

DOCUBAT supprime les copier-coller répétitifs sur vos documents (AE, OS, CCAP, avenants) et fiabilise les certificats de paiement, souvent établis à la main sur tableur avec des risques d’erreurs de cumul, de TVA, de retenue de garantie ou de sous-traitants. Il met fin aux tableaux de suivi jamais à jour, aux boîtes mail saturées et à la synchronisation chronophage avec le maître d’ouvrage. On estime environ deux jours par mois gagnés par conducteur de travaux et 40 à 50 % du temps d’une assistante technique libéré, avec moins d’erreurs et des paiements sécurisés.

DOCUBAT s’adresse en premier lieu aux structures de maîtrise d’œuvre d’exécution et d’OPC, qui en sont les utilisateurs principaux, ainsi qu’aux économistes de la construction et aux promoteurs immobiliers. Les maîtres d’ouvrage et les entreprises du chantier y accèdent également, via leurs interfaces dédiées. C’est l’outil de ceux qui gèrent au quotidien l’administratif et le financier des opérations de construction.

DOCUBAT couvre la promotion immobilière, qui est son cœur de cible, ainsi que la réhabilitation et la rénovation privée, le marché public, le tertiaire (bureaux, commerces) et le particulier haut de gamme. Il fonctionne aussi bien en marché public qu’en marché privé. Il est en revanche peu pertinent pour les petits chantiers de particuliers, qui comportent peu d’administratif à gérer.

DOCUBAT propose trois interfaces complémentaires : celle du maître d’œuvre d’exécution (MOEx / OPC), utilisateur principal qui pilote le chantier ; celle du maître d’ouvrage, qui suit et valide ; et celle des entreprises, qui transmettent leurs documents et leurs situations. Les entreprises accèdent par un lien sécurisé, sans compte ni mot de passe, et les e-mails partent de l’adresse du maître d’œuvre. Cette mise en relation des trois acteurs autour des mêmes données constitue le cœur de la plateforme.

DOCUBAT intervient pendant la phase travaux, au titre de la mission de direction de l’exécution des travaux (DET), c’est-à-dire le suivi mensuel du chantier. Il ne couvre pas la phase de conception, ni la réception et la levée des réserves. Son champ d’action est le pilotage administratif et financier au fil de l’avancement des travaux.

Un tableur ou un traitement de texte vous laisse tout ressaisir, recalculer et contrôler à la main, avec les erreurs et les versions désynchronisées que cela suppose. DOCUBAT automatise ces tâches et fait dialoguer le maître d’ouvrage et les entreprises autour des mêmes documents et des mêmes chiffres. Ce n’est ni un simple tableau à tenir à jour, ni un outil à reprogrammer vous-même : la plateforme intègre vos modèles et la logique métier, et reste pilotée par vos validations.

Le DAF (DOCUBAT Administratif et Financier) couvre la gestion administrative et financière de vos chantiers pendant la phase travaux. Il prend en charge les dossiers administratifs, les demandes d’agrément des sous-traitants, les certificats de paiement, les DGD, les TS, les avenants, le compte interentreprises (CIE) et le suivi financier. Il génère le certificat de paiement à partir de l’avancement en gérant les cumuls, la retenue de garantie, la TVA multi-taux, le compte prorata et la révision de prix. Il est proposé sur devis, dès 60 € par mois.

Le DCR (DOCUBAT Compte Rendu) sert à rédiger et diffuser vos comptes rendus de réunion de chantier. Il structure les remarques par lot avec responsables, échéances, présences et absences, historique et points ouverts. Trois offres existent par mois et par utilisateur : Basic à 19 € (sans IA), Pro à 59 € (assistance IA à la rédaction et transcription des notes manuscrites) et Premium à 79 € (IA avancée et davantage de crédits IA). Vous choisissez l’offre selon votre besoin d’assistance par IA.

Le DTF (DOCUBAT Traitement de Factures Travaux) est la première plateforme de traitement des factures électroniques de travaux pensée pour les maîtres d’ouvrage de la construction. Il reçoit les factures de travaux aux formats requis (Factur-X, UBL, CII), les rapproche automatiquement de vos marchés, situations et certificats de paiement, et permet leur validation dans un circuit MOA. Il vous aide à vous mettre en conformité avec la réforme française de la facturation électronique, dont les échéances interviennent en 2026 et 2027. Il couvre exclusivement les factures de travaux et est proposé sur devis selon le volume de factures et le nombre d’opérations.

Les trois modules répondent à des besoins distincts pendant la phase travaux. Le DAF gère l’administratif et le financier des marchés (dossiers administratifs, certificats de paiement, avenants, sous-traitance, suivi financier). Le DCR est dédié aux comptes rendus de réunion de chantier. Le DTF, côté maître d’ouvrage, permet de recevoir et de valider les factures électroniques de travaux en les rapprochant des marchés et des situations.

Les modules sont utilisables séparément et se combinent selon vos besoins. Vous pouvez commencer par un seul module, par exemple celui qui correspond à votre besoin le plus immédiat, puis étendre votre usage aux autres par la suite. Rien ne vous oblige à les adopter tous en même temps.

DOCUBAT est conçu pour le suivi d’opérations multi-lots : les dossiers administratifs, situations et certificats de paiement sont organisés par opération et par lot, avec un historique propre à chaque lot. Si votre opération comporte une structuration particulière, par exemple un découpage en tranches, le mieux est de nous la présenter en démo pour vous montrer concrètement comment l’organiser dans la plateforme.

La prise en main est quasi instantanée et vous pouvez commencer à travailler sur vos opérations rapidement. Si vos modèles de documents ne figurent pas déjà dans notre base, nous les intégrons en moins d’une semaine. Vous pouvez par ailleurs débuter avec un seul module, puis étendre votre usage ensuite.

DOCUBAT a été conçu pour être intuitif, si bien qu’une formation est généralement inutile. Les entreprises et les maîtres d’ouvrage l’utilisent à plus de 95 % sans accompagnement particulier. Un support technique reste à votre disposition si vous avez une question.

Non. Vos entreprises accèdent à la plateforme par un lien sécurisé, sans compte ni mot de passe à créer. Les e-mails qu’elles reçoivent partent de votre propre adresse de maître d’œuvre, et non d’une adresse DOCUBAT, ce qui préserve votre relation directe avec elles.

Le maître d’ouvrage dispose de sa propre interface pour suivre l’avancement et les échanges financiers de l’opération, ce qui évite la synchronisation manuelle chronophage. DOCUBAT lui transmet notamment les dossiers administratifs complets, assemblés automatiquement et fournis sous forme de fichier ZIP renommé et numéroté. Sa participation facilite le partage d’informations, mais elle ne constitue jamais un préalable bloquant à votre travail.

Oui. DOCUBAT programme vos propres modèles, qu’il s’agisse des actes d’engagement, des ordres de service, des certificats de paiement ou des avenants. S’ils ne sont pas déjà présents dans notre base, ils sont intégrés en moins d’une semaine. Nous avons déjà adapté la plateforme aux modèles et aux habitudes de plus de quinze promoteurs.

L’usage de DOCUBAT par vos partenaires n’est jamais bloquant. Si une entreprise ou un maître d’ouvrage ne participe pas, vous pouvez vous-même importer ou déposer les documents et marquer manuellement les étapes concernées. Vous continuez ainsi à bénéficier de l’automatisation et du suivi centralisé, quel que soit le niveau d’implication de vos interlocuteurs.

DOCUBAT est une plateforme SaaS que vous utilisez depuis votre navigateur, sans installation. L’usage le plus confortable pour les tâches administratives et financières reste l’ordinateur. Pour vos besoins de mobilité sur le terrain, le mieux est d’en parler en démo afin de vérifier ensemble que les usages que vous visez sont bien couverts.

La situation est l’état d’avancement chiffré établi chaque mois par l’entreprise : c’est le montant qu’elle facture. Le certificat de paiement, aussi appelé bon de paiement, est le document officiel établi par le maître d’œuvre, qui fixe le montant réellement à payer. Les deux montants diffèrent, car le certificat intègre notamment la retenue de garantie, les avances ou les pénalités. DOCUBAT distingue clairement ces deux étapes pour éviter toute confusion.

Le certificat de paiement se génère automatiquement à partir de l’avancement déclaré, en un clic. Il intègre les cumuls, la retenue de garantie, la TVA multi-taux, le compte prorata, les avances et leur remboursement, les pénalités, les sous-traitants payés directement et la révision de prix. Vous évitez ainsi les erreurs de cumul, de TVA ou de retenue fréquentes sur un calcul manuel.

La retenue de garantie, souvent de 5 %, est conservée jusqu’à la fin du marché et peut être remplacée par une caution bancaire. Par défaut, l’avancement est plafonné à 95 % avant le décompte général définitif (le DGD, qui solde le marché), les 5 % restants couvrant les réserves. Si vous dépassez ce seuil, DOCUBAT affiche un simple avertissement, sans bloquer votre saisie.

DOCUBAT récupère automatiquement les derniers indices BT publiés par l’INSEE et applique la bonne formule ainsi que le bon mois de base. Les formules de révision ou d’actualisation sont intégrées par notre équipe : il vous suffit de transmettre le CCAP ou la formule au support. En marché public, les révisions du titulaire et de chaque sous-traitant sont calculées séparément.

Un avenant se crée à partir d’un devis validé. On distingue les TS (travaux supplémentaires) et les TMA (travaux modificatifs demandés par l’acquéreur). Le suivi de validation et de signature s’effectue en ligne, et les avenants sont répercutés dans les certificats de paiement. À noter qu’une fois le décompte général définitif (DGD) établi, plus aucune modification ne peut être ajoutée.

Oui, vous gérez la demande d’agrément du sous-traitant (DAST) ainsi que le paiement direct, dans le cadre de la loi du 31 décembre 1975. Le délai de validation implicite est de 15 jours en marché privé et de 21 jours en marché public, et le DC4 est surtout utilisé en marché public. Si nécessaire, DOCUBAT génère le courrier de refus, et les sous-traitants payés directement sont intégrés au calcul des certificats.

Le CIE, ou compte interentreprises, correspond aux échanges financiers entre les entreprises du chantier, tandis que le compte prorata concerne les frais communs de chantier partagés. Ce sont deux notions distinctes, gérées toutes les deux nativement par DOCUBAT. Vous suivez ainsi ces deux postes sans tableau séparé.

DOCUBAT centralise la collecte, la vérification et la relance des pièces de chaque dossier administratif — souvent 10 à 15 par lot (attestations d’assurance décennale et de responsabilité civile, attestations URSSAF et fiscale, Kbis, RIB, marché signé…). Un dossier incomplet est signalé et les relances se font en un clic. Une fois les pièces réunies, la plateforme assemble automatiquement un dossier complet, fourni au maître d’ouvrage sous forme de fichier ZIP renommé et numéroté.

DOCUBAT fonctionne en marché public comme en marché privé : vous n’avez pas besoin d’un outil distinct selon le type d’opération. La plateforme intègre une passerelle Chorus Pro pour le public et, pour le privé, sa propre signature électronique avancée conforme au règlement européen eIDAS. En marché public, la signature électronique ne répond pas aux exigences applicables : la transmission passe par Chorus Pro. Vous suivez ainsi l’ensemble de vos chantiers dans un même environnement.

Chorus Pro est la plateforme de l’État pour les factures des marchés publics. La passerelle DOCUBAT récupère et range les situations par opération et par lot, vous notifie ce qui est à traiter, exporte vers Chorus Pro en un clic et récupère le justificatif de dépôt. Vous limitez ainsi les ressaisies et conservez une traçabilité de chaque transmission.

Vous devez créer un compte technique Chorus Pro dédié à la connexion avec DOCUBAT, distinct de vos identifiants habituels. Vous renseignez également un « code projet Chorus Pro » de 8 caractères maximum, qui doit être unique. Une fois ces éléments en place, les exports vers Chorus Pro se font en un clic.

DOCUBAT récupère automatiquement les derniers indices BT publiés par l’INSEE et applique la bonne formule avec le bon mois de base. En marché public, les révisions sont calculées séparément pour le titulaire et pour chaque sous-traitant, de même que le remboursement de l’avance du titulaire. Il vous suffit de transmettre votre CCAP ou la formule au support pour que l’équipe DOCUBAT l’intègre.

DOCUBAT gère la demande d’agrément des sous-traitants dans le cadre de la loi du 31 décembre 1975, avec un délai de validation implicite de 21 jours en marché public. La plateforme prend en charge le DC4, le paiement direct des sous-traitants ainsi que leurs révisions de prix, calculées automatiquement. En cas de refus, le courrier correspondant est généré par DOCUBAT.

La réforme française de la facturation électronique rend la réception de factures électroniques obligatoire pour les entreprises, avec des échéances en 2026 et 2027. En tant que maître d’ouvrage, vous devez donc être en mesure de recevoir ces factures dans des formats structurés tels que Factur-X, UBL et CII. Le module DTF de DOCUBAT vous permet de recevoir vos factures de travaux conformément à ces exigences.

DTF (DOCUBAT Traitement de Factures Travaux) reçoit vos factures de travaux dans les formats électroniques requis par la réforme. Il rapproche automatiquement chaque facture des marchés, des situations et des certificats de paiement correspondants, puis les soumet à un circuit de validation côté maître d’ouvrage. Il s’agit de la première plateforme de traitement des factures électroniques de travaux pensée pour les maîtres d’ouvrage de la construction.

DTF prend en charge les formats structurés exigés par la réforme : Factur-X, UBL et CII. Vous pouvez ainsi recevoir les factures de travaux de vos entreprises quelle que soit la forme normalisée qu’elles adoptent. La conformité à ces formats est intégrée au module.

Les factures de travaux supposent des exigences métier spécifiques : rapprochement avec le marché et la situation, validation par lot, lecture des éléments de mandataire et de sous-traitants. Ces traitements ne sont pas couverts par les plateformes de réception généralistes. DTF a été conçu pour ces besoins, en automatisant le rapprochement et la validation propres aux chantiers.

Non, DTF couvre exclusivement les factures de travaux. Pour vos autres dépenses, comme les frais généraux ou les achats, vous conservez vos plateformes de réception habituelles. DTF complète donc votre dispositif sur le périmètre spécifique des factures de chantier, sans s’y substituer pour le reste.

Vos données sont hébergées sur des centres de données AWS situés en région Île-de-France, en France. Elles sont chiffrées en transit et au repos, répliquées et protégées par des sauvegardes automatiques. Cet hébergement français garantit que les informations de vos chantiers restent localisées sur le territoire.

Oui, DOCUBAT assure la réversibilité de vos données. Vous pouvez exporter en un clic l’intégralité des documents d’un chantier, de façon complète et ordonnée, et réaliser une sauvegarde locale à tout moment. Vos tableaux de suivi sont par ailleurs exportables en PDF et en Excel.

Vos tableaux de suivi sont exportables en PDF et en Excel, et l’ensemble des documents d’un chantier peut être exporté en un clic de façon ordonnée. Pour les marchés publics, la passerelle Chorus Pro transmet directement les situations à la plateforme de l’État. Si vous avez un besoin d’interopérabilité spécifique avec un outil comptable particulier, indiquez-le nous en démo pour que nous regardions ce qui est possible.

DOCUBAT intègre sa propre signature électronique avancée, conforme au règlement européen eIDAS, pour vos marchés privés. Elle vous permet de faire signer et suivre vos documents directement en ligne. En marché public, la signature électronique ne répond pas aux exigences applicables : tout passe alors par Chorus Pro.

DOCUBAT héberge vos données en France, en région Île-de-France, et les chiffre aussi bien en transit qu’au repos, ce qui participe à la maîtrise et à la localisation de vos données. Vous pouvez à tout moment en récupérer une copie complète et ordonnée. Pour toute question précise sur le traitement de vos données et la documentation contractuelle associée, nous y répondons volontiers lors de la démo.

Le module DAF (administratif et financier) est proposé sur devis, dès 60 € par mois ; il est facturé par licence de conducteur de travaux, ou à l’opération pour les petits volumes. Le module DCR (compte rendu) est disponible en trois offres par mois et par utilisateur : Basic à 19 €, Pro à 59 € et Premium à 79 €. Le module DTF (traitement des factures de travaux) est établi sur devis, selon le volume de factures et le nombre d’opérations.

La meilleure entrée en matière est une démo personnalisée, au cours de laquelle nous parcourons la plateforme sur des cas proches de vos opérations. Au-delà, vous bénéficiez d’une garantie 6 mois satisfait ou remboursé, et il est possible de ne régler que 6 mois après la contractualisation. Vous prenez donc vos repères sur de vrais chantiers, sans risque financier, et nous validons ensemble que l’outil convient à votre façon de travailler.

DOCUBAT permet d’économiser environ deux jours par mois et par conducteur de travaux, et de libérer 40 à 50 % du temps d’une assistante technique. La plateforme réduit aussi les erreurs et sécurise les paiements. Pour un coût estimé à environ 3 à 5 % des honoraires de maîtrise d’œuvre d’exécution, le retour sur investissement est estimé à plus de 200 %.

Oui, vous bénéficiez d’une garantie de 6 mois satisfait ou remboursé. Il est même possible de ne régler qu’à l’issue de ces 6 mois suivant la contractualisation. À ce jour, aucun client n’a quitté DOCUBAT après l’avoir utilisé.

Nous préférons un engagement fondé sur la valeur délivrée plutôt que sur un verrou contractuel : à ce jour, aucun client n’a quitté DOCUBAT après l’avoir utilisé. La garantie 6 mois satisfait ou remboursé vous protège si l’outil ne répond pas à vos attentes, et vous pouvez à tout moment exporter l’ensemble de vos documents en un clic. Les modalités précises de durée et de résiliation sont détaillées dans votre devis ; le mieux est d’en parler ensemble en démo en fonction de votre situation.

Non, votre grille de prix reste constante après la contractualisation. Elle n’évolue que pour les nouveaux clients, jamais pour les contrats déjà en place. Vous conservez ainsi le tarif convenu au moment de votre engagement.

Oui, le support technique et les mises à jour continues sont inclus dans votre abonnement, sans coût supplémentaire. Le rythme de développement de la plateforme est soutenu et vous bénéficiez automatiquement des évolutions. Vos modèles de documents sont par ailleurs intégrés par l’équipe DOCUBAT lorsqu’ils ne figurent pas déjà en base.

Non, l’IA est optionnelle. Elle accélère la saisie, la génération de documents et certains contrôles, mais vous pouvez utiliser DOCUBAT sans y recourir. Dans le module DCR, l’offre Basic (19 € par mois par utilisateur) ne comporte aucune fonction d’IA, tandis que les offres Pro (59 €) et Premium (79 €) l’intègrent si vous le souhaitez.

L’IA vient en appui sur des tâches répétitives : elle assiste la saisie, la génération de documents et certains contrôles, comme la vérification des pièces administratives. Dans le module DCR, les offres Pro et Premium proposent la rédaction de comptes rendus assistée par IA ainsi que la transcription de vos notes manuscrites ; l’offre Premium ouvre une IA plus avancée avec davantage de crédits. L’objectif est de vous faire gagner du temps sur la rédaction et la mise en forme, pas de décider à votre place.

L’IA intervient en appui sur la saisie, la génération et le contrôle, mais les validations métier restent maîtrisées par vous. Vous gardez la main sur chaque décision et chaque document avant qu’il ne soit officialisé. L’IA n’est qu’un outil d’accélération, soumis à votre vérification.