DOCUBAT Plans & Visas
La GED de vos plans d’exécution, du dépôt au bon pour exécution
DOCUBAT Plans & Visas (DPV) organise la circulation des plans d’exécution : les entreprises déposent, chaque document est renommé selon la nomenclature de l’opération et indicé automatiquement, l’architecte, les BET, le bureau de contrôle et le maître d’ouvrage visent en ligne, et le bon pour exécution est délivré dès que tous les avis sont favorables. Les retards se comptent en jours, et personne n’a de mot de passe.
DPV tient le tableau des visas à votre place
Les entreprises déposent, les valideurs visent : DPV nomme chaque document, compte les délais et délivre le bon pour exécution, sans tableau Excel à tenir.
Un tableau des visas toujours à jour
Une ligne par document, une colonne par valideur, une couleur par statut : retards et bons pour exécution se lisent d’un coup d’œil, lot par lot.
Fini le tableau de suivi des visas tenu à la main et joint au compte rendu.
Nomenclature et indices automatiques
Chaque dépôt est renommé selon la nomenclature de l’opération et reçoit son indice ; trois modèles de nomenclature sont proposés, dont un modèle ISO 19650.
Fini les fichiers mal nommés et les indices à vérifier un par un.
Visas en ligne, bon pour exécution automatique
Chaque valideur rend son visa en ligne (VSO, VAO, refusé, suspendu) ; la fiche de visa PDF est produite et le bon pour exécution délivré dès que tous les avis sont favorables.
Fini les visas éparpillés dans les e-mails.
Le bon indice, chez les bonnes personnes
Consultations et téléchargements sont tracés ; qui a téléchargé un ancien indice est alerté, et l’ancien indice porte un tampon « PÉRIMÉ ».
Fini le doute sur la version à utiliser sur le chantier.
Les échanges sur le plan lui-même
Fils de discussion par document et par indice, annotations sur le plan (épingle, nuage, flèche), photos, et messages internes MOE / MOA invisibles des entreprises.
Fini les remarques dispersées entre e-mails et plans annotés à la main.
Tous les intervenants, sans mot de passe
Chaque intervenant est invité sur l’opération et se connecte par un code ou un lien reçu par e-mail ; les intervenants invités n’ont rien à payer.
Fini les identifiants à créer et les liens de transfert qui expirent.
Des dépôts nommés et rangés automatiquement
Les entreprises déposent leurs documents sur la liste validée par le coordinateur, saisie ou importée d’Excel. Chaque dépôt est renommé selon la nomenclature de l’opération, reçoit son indice et se range dans une arborescence claire : marché de travaux, documents de la maîtrise d’œuvre, documents d’exécution par lot.
Liste des documents saisie ou importée d’Excel, ajouts validés par le coordinateur
Trois modèles de nomenclature, dont ISO 19650, et indices automatiques
Un PDF et ses fichiers DWG, DXF ou ZIP dans un même document
Un dossier par intervenant pour les phases d’études
Le circuit de visa, jusqu’au bon pour exécution
L’architecte, les bureaux d’études, le bureau de contrôle et le maître d’ouvrage visent en ligne, chacun dans sa colonne. Les visas sont numérotés, la fiche de visa PDF est produite, et le bon pour exécution est délivré dès que tous les avis sont favorables.
VSO, VAO mineure ou majeure, refusé, suspendu, non concerné (3 ou 4 niveaux de visa au choix)
Visas numérotés et fiche de visa PDF
Visa reçu par e-mail enregistré par le coordinateur, tracé et remplaçable par le valideur
Bon pour exécution dès le dernier avis favorable
Visionner, comparer, annoter
Les plans s’affichent en haute résolution dans la visionneuse. Deux indices se comparent côte à côte ou en superposition, les zones modifiées encadrées, et chaque échange reste attaché au document et à son indice.
Comparaison de deux indices, côte à côte ou en superposition
Annotations sur le plan : épingle, nuage, flèche
Fils de discussion par document et par indice, avec photos
Messages internes MOE / MOA, invisibles des entreprises
La bonne version, chez les bonnes personnes
DPV trace qui a consulté et téléchargé chaque indice. Quand un nouvel indice est déposé, ceux qui avaient téléchargé l’ancien sont alertés, et l’ancien indice porte un tampon « PÉRIMÉ ».
Journal des consultations et des téléchargements, personne par personne
Alerte à ceux qui ont téléchargé l’indice précédent
Tampon « PÉRIMÉ » sur les anciens indices
Récapitulatif par e-mail : quotidien pour les coordinateurs, hebdomadaire pour les autres
Les retards en réunion, sans tableau à refaire
Les délais sont de 15 jours par défaut et se règlent ; les retards se comptent en jours calendaires. En réunion, DPV présente les retards par entreprise et par valideur, produit le compte rendu en PDF et exporte le tableau des visas en Excel ou en PDF.
Retards par entreprise et par valideur
Demandes de documents et nouvelles dates négociées, tracées
Compte rendu PDF, tableau des visas en Excel et en PDF
Envoi par e-mail depuis l’application
Faites viser vos plans sans tableau Excel
DPV s’ouvre sur invitation : demandez une démonstration, nous ouvrons l’accès de votre structure, puis vous invitez les intervenants de vos opérations.